NHỮNG KINH NGHIỆM CHUYỂN VĂN PHÒNG LÀM VIỆC

Những kinh nghiệm chuyển văn phòng quan trọng bạn nên biết

Mỗi khi chuyển văn phòng làm việc, bạn sẽ có rất nhiều điều để lo lắng. Đó là về thủ tục với nơi cũ, tìm kiếm nơi mới, quá trình chuyển dọn,...

Trong bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những kinh nghiệm chuyển văn phòng quan trọng. Theo đó quá trình chuyển dọn sẽ tiết kiệm được chi phí và diễn ra nhanh chóng, thuận lợi hơn. 

1. KINH NGHIỆM CHUYỂN VĂN PHÒNG - TÌM VĂN PHÒNG MỚI

Văn phòng là nơi giao dịch quan trọng. Có thể nói đóng vai trò quyết định đến sự phát triển của doanh nghiệp. Vì thế kinh nghiệm chuyển văn phòng cần đặc biệt lưu ý trong khâu tìm cơ quan mới. Dưới đây là một số tiêu chí để bạn xác định nhu cầu của mình cũng như chọn được văn phòng có đặc điểm phù hợp: 

• Mục đích thuê văn phòng mới là gì: Để mở rộng hay thu hẹp không gian làm việc? kế hoạch kinh doanh của công ty trong hiện tại và tương lai có tác động đến yêu cầu tìm kiếm văn phòng mới hay không?  

• Ngân sách: Chi phí để thuê văn phòng mới hàng tháng là bao nhiêu? Chi phí dành để thuê dịch vụ chuyển văn phòng là bao nhiêu?

• Chuyển văn phòng mới cầu lưu ý về các yếu tố: Giao thông, chỗ đậu xe, đưa vào sử dụng ngay hay phải thiết kế lại, hệ thống điện nước, an toàn cháy nổ, thang máy,...để sắp xếp thời gian lên kế hoạch chuyển văn phòng cụ thể. 

• Thời gian: Thời gian chấm dứt hợp đồng với nơi cũ, thời gian văn phòng mới chuẩn bị sẵn sàng, ngày tốt chuyển văn phòng làm việc,...

• Các vấn đề khác: Phong thủy, quán xá dịch vụ ở xung quanh,...

• Tìm hiểu kỹ một vài địa điểm, so sánh về giá và các vấn đề xung quanh để chọn thuê văn phòng phù hợp nhất.

• Khi đã thuê được nơi ưng ý, cần tiến hành thiết kế hoặc nâng cấp, sơn sửa, dọn dẹp lại trước khi chuyển văn phòng tới.

• Lên sơ đồ vị trí cho nhân viên, phòng ban tại văn phòng mới

• Việc tìm kiếm văn phòng mới nên được tiến hàng trước thời gian chuyển văn phòng tối thiểu là 2 tháng. Và chốt địa điểm cuối cùng  trước 1 tháng. Để có đủ thời gian cho việc chuẩn bị chuyển dọn và các thủ tục liên quan khác.

2. KINH NGHIỆM CHUYỂN VĂN PHÒNG CÔNG TY - CÁC BƯỚC CỤ THỂ

2.1. Một tháng trước ngày chuyển dọn 

• Chọn ngày  tốt chuyển văn phòng  là kinh nghiệm quan trọng. Nhưng nên ưu tiên chọn thời gian nào ít ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp nhất. Vì chắc chắn khi nơi làm việc thay đổi, thì các giao dịch sẽ bị gián đoạn, nhân viên của bạn cũng khó có thể tập trung làm việc với khách hàng. Thời điểm lý tưởng nên là cuối tuần, hoặc vào các tháng ít khách giao dịch (trước hoặc sau Tết nguyên đán, ngày Hoàng Đạo của tháng 7 âm lịch,...)

• Lên danh sách các đồ đạc cần chuyển dọn, số lượng nhân viên, các line điện thoại hiện có để bố trí lại tại văn phòng mới.

• Bạn nên  thanh lý những đồ đạc, bàn ghế không còn sử dụng nữa để giảm tải công việc chuyển dọn, tiết kiệm chi phí chuyển văn phòng và tạo nguồn thu cho công ty.

• Tiến hành bàn giao, thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ, hợp đồng internet, dịch vụ điện, nước, wifi, giao thư,...

• Thực hiện các thủ tục pháp lý về chuyển văn phòng như khai báo thuế, nộp hồ sơ phòng đăng ký kinh doanh, đăng ký lại thông tin với cơ quan thuế,...

• Trong quá trình giao dịch với khách hàng, cần thông báo về việc chuẩn bị chuyển văn phòng công ty để khách hàng không bị bất ngờ. 

• Theo kinh nghiệm chuyển văn phòng của Saigon Express, bạn cần phân công nhiệm vụ cho từng phòng ban. Thông thường mỗi phòng nên có một người đứng ra chịu trách nhiệm tổng quan để dễ sắp xếp và quản lý hơn.

2.2. Một - hai tuần trước ngày chuyển dọn 

• Lần lượt thay đổi địa chỉ trên các giấy tờ, công văn, hợp đồng, card visit,  trên website và bất kì thông tin nào liên quan tới địa chỉ của công ty

• Thông báo sự thay đổi địa chỉ văn phòng công khai đến khách hàng bằng email, điện thoại, website, các mạng xã hội như Facebook, Zalo, Instagram,...

• Yêu cầu nhân viên đóng gói các loại đồ đạc cá nhân. Đóng gói các loại hồ sơ giấy tờ quan trọng và các đồ đạc khác gọn gàng. Đồng thời ghi chú cụ thể để không bị nhầm lẫn. 

• Kinh nghiệm chuyển văn phòng quan trọng: Thời gian 1 tuần trước ngày chuyển dọn cần liên hệ xin phép tòa nhà ở cả nơi đi và nơi đến để được sử dụng thang máy, ra vào tầng hầm.

2.3. Trong ngày chuyển dọn

• Cần 4 vị trí qua trọng. Một người giám sát tổng thể. Người này sẽ chịu trách nhiệm làm việc với đơn vị chuyển dọn và giải quyết các vấn đề phát sinh, báo cáo cho ban lãnh đạo công ty kịp thời. Bên cạnh đó, cần phân công 2 người giám  sát ở hai đầu: Văn phòng cũ và văn phòng mới. Và cuối cùng, một người áp tải (đi theo xe tải chuyển văn phòng) nhằm đảm bảo không có sự mất mát đồ đạc và mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch.

• Việc chuyển dọn nên được tiến hành tuần tự từng phòng ban. Hết phòng này sẽ chuyển phòng khác để không bị lẫn lộn đồ đạc. 

• Trong trường hợp xảy ra bất kỳ sự cố gì, cần báo ngay cho người quản lý. Nếu đồ hư hỏng hoặc mất mát, hai bên phải ký biên bản xác nhận để sau này có căn cứ giải quyết.

• Doanh nghiệp của bạn nên có trách nhiệm vệ sinh văn phòng cũ sau đi dọn đi. Trả lại hiện trạng tốt nhất cho đơn vị chủ quản. Đó là việc mà một công ty chuyên nghiệp nên làm.

3. MỘT VÀI  KINH NGHIỆM CHUYỂN VĂN PHÒNG LÀM VIỆC CẦN LƯU Ý

Ngoài những việc cần làm trên, có một vài kinh nghiệm chuyển văn phòng khác bạn nên tham khảo để loại bỏ mọi rắc rối có thể xảy ra như:

- Để đảm bảo không bỏ sót bất cứ việc gì kho chuyển văn phòng, bạn nên biết cách lập kế hoạch chi tiết và phân công nhiệm vụ cụ thể.

- Chia đều nhiệm vụ cho các bộ phận, hoặc một số người chịu trách nhiệm để giảm tải gánh nặng. 

- Tìm kiếm đơn vị chuyển văn phòng chuyên nghiệp có kinh nghiệm và giá cả hợp lý

- Cân đối ngân sách cho quá trình chuyển văn phòng công ty, hỏi kỹ về các khoản phí để tránh trường hợp phát sinh

- Nếu bạn tin tưởng vấn đề phong thủy, nên làm lễ nhập trạch để cầu mong sự thịnh vượng, kinh doanh suôn sẻ, thuận buồm xuôi gió.

(Sưu tầm Internet)